项目管理工具多年来不断发展。跟踪项目数据通常意味着定期导出数据。用户无需每次都手动导出数据，而是可以在 Zoho Projects 中按阶段、任务和任务安排导出。这些导出可以设置为自动运行一次、每天、每周或每月。
当项目经理想要：
- 跟踪地基、结构或电气阶段的进度。
- 审查未解决的关键现场问题，例如材料延误或安全隐患。
- 查看分配给项目工程师的待处理审核任务。
项目管理工具遵循不同的方法论。一些项目管理工具遵循瀑布式方法，而另一些则遵循敏捷项目管理方法。多年来，项目管理工具经历了显著的发展，其在工作项管理中的应用也日益增多。
像 Zoho Projects 这样的工具遵循瀑布式项目管理方法，该方法维护了一定的层级结构。项目被分解为多个里程碑，这些里程碑代表着项目的不同目标或阶段。在里程碑下，有任务列表或待办事项列表。在任务列表下，工作项以任务的形式添加。在项目工作中，用户可能会遇到一些 问题。这些 问题会被添加到问题模块下，并可以链接到特定的任务。
为了跟踪所有里程碑、任务和问题，用户可能需要获取每日、每周或每月的报告。但每天手动导出报告会使整个过程非常繁琐。
对于“阶段”，经理可以在项目中选择“阶段”选项卡，安排导出，并根据活跃阶段筛选条件进行筛选，然后每周重复导出。导出后，系统会显示哪些阶段（例如地基、结构和电气）进展顺利，哪些阶段出现延误。
对于“任务”，经理可以在项目中选择“任务”选项卡，安排导出，并根据所有者筛选待处理任务，然后每周重复导出。导出结果可以设置为在周五邮寄给项目经理或负责人。这些导出结果可以让他们清楚地了解下周需要完成的工作。
对于“问题”，经理可以在项目中选择“问题”选项卡，安排导出，并根据严重程度筛选条件进行筛选，然后每天重复导出。导出结果会每天早上通过电子邮件发送，以便现场团队能够立即关注关键问题，例如安全隐患或材料短缺。
这些定期导出使项目跟踪更加可靠，并减少了重复手动导出的需求。